Fases y acciones para realizar un evento

Antes de todo, tenemos que plantear tres fases para la organización de eventos, que nos ayudará a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción:

-Fase de pre-producción o fase de antes del evento: Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como, por ejemplo, la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.

-Fase de producción o desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.

-Fase de postproducción: Una vez haya tenido lugar el evento, esta fase de postproducción incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos con el evento, etc. Además, en esta etapa entra también la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y conseguidos.

Acciones de la fase de pre-producción o fase de antes del evento 1) Creación del briefing del evento

2) Marcar los objetivos

3) Invitados

Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma.

4) Elegir el lugar y la fecha del evento

Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.

5) Presupuesto

La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.

6) Promoción del evento

Ya están todos los pasos generales para la preproducción, ahora hay que conseguir que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando.

Convoca a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram.

Acciones de la fase de producción o desarrollo del evento

7) Planificación y ejecución del evento

Todas las acciones y actividades que has planificado para el acontecimiento se hacen realidad. Antes del día del evento te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es recomendable tener una reunión con todos los involucrados para revisar toda la coordinación del evento con los diferentes profesionales que intervendrán en la misma.

Acciones de la fase postproducción o después del evento

8) Feedback o evaluación de resultados y agradecimiento

Una vez ha concluido el evento, hay que evaluar si el cliente ha obtenido el retorno de inversión esperado o ROI.

9) Reporting y sugerencias

Haz un reporte y seguimiento en redes sociales y medios de comunicación para saber el alcance que ha tenido tu evento, cuantas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios, el alcance que han tenido, etc.